Plano de trabalho e prestação de contas de convênio federal

Entre todos os documentos que compõem um convênio federal, dois concentram a maioria das falhas que levam a glosas e devoluções: o Plano de Trabalho — por erros na fase inicial — e a Prestação de Contas — por inadequação na fase final. Dominar ambos é competência essencial para qualquer gestor de convênios municipal.

O Plano de Trabalho

O Plano de Trabalho (PT) é o documento central de um convênio. Ele define o que será feito, com qual recurso, em qual prazo e com qual resultado esperado. Seus elementos obrigatórios, conforme a Portaria Interministerial nº 424/2016, são:

• Identificação do objeto: descrição clara e mensurável do bem ou serviço a ser entregue;
• Justificativa: demonstra a necessidade local e a aderência ao programa federal;
• Metas: quantitativas e verificáveis (ex.: construir 200 metros lineares de calçada, não "melhorar a mobilidade urbana");
• Cronograma físico-financeiro: correlaciona parcelas financeiras com etapas de execução;
• Plano de aplicação: detalhamento das despesas por natureza (obras, serviços, equipamentos).

Metas vagas são a principal causa de impugnação na análise técnica. Quanto mais específico o PT, menor o risco de glosa posterior.

A Prestação de Contas

A Prestação de Contas (PC) deve ser apresentada ao órgão concedente em até 60 dias após o término da vigência do convênio (prazo padrão da Portaria 424; verifique o instrumento celebrado para prazos específicos). Os documentos usuais são:

1. Relatório de Cumprimento do Objeto (com fotos georreferenciadas e ART de conclusão de obra);
2. Relação de pagamentos realizados com CNPJ do credor, data e valor;
3. Conciliação bancária da conta específica do convênio;
4. Notas fiscais e recibos digitalizados;
5. Extrato bancário completo do período.

"A prefeitura que paga fornecedor com cheque nominativo de conta corrente geral — em vez da conta específica do convênio — quase certamente terá glosa na prestação de contas."

Cuidados finais

Toda movimentação financeira do convênio deve ocorrer exclusivamente pela conta bancária específica aberta para aquele instrumento. O rendimento de aplicação financeira dos saldos também integra o objeto do convênio e deve ser utilizado nas mesmas finalidades. Saldos não utilizados ao final precisam ser devolvidos com os rendimentos proporcionais.